Нотариальная машиночитаемая доверенность

Содержание:

• Где и когда используется
• Где создается и хранится
• Какие реквизиты содержит
• Чем отличается нотариальная МЧД от обычной
• Как заверить МЧД у нотариуса
• Что важно учесть до визита
• Отмена нотариальной МЧД

Машиночитаемая доверенность, или МЧД — это аналог обычной доверенности на представителя, создающийся и хранящийся в цифровом виде. Электронный документ создается в форме, установленной Приказами Минцифры №857, 858 от 18.08.2021 года. В случаях, предусмотренных законом, необходима нотариальная доверенность МЧД, так как требования об удостоверении документа нотариусом не зависят от формы, в которой он существует. 

Где и когда используется

С бумажными носителями информации могут сегодня работать только компании и ИП, которые не сдают отчетность в электронном виде и не работают с ЭДО. Все остальные юридические лица и ИП обязаны использовать машиночитаемую доверенность: крупные налогоплательщики, плательщики НДС, компании со штатной численностью свыше 100 человек. Она используется в следующих ситуациях. 

• При сдаче отчетности в цифровом формате в налоговые органы, Социальный Фонд, ФТС;

• При оформлении документов в ФГИС «Меркурий»,  «Честный знак»;

•  МЧД нужна для покупателей и поставщиков на порталах государственных закупок;

• При подписании договоров, актов, накладных с контрагентами через системы ЭДО;

• При взаимодействии с Росаккредитацией, Росреестром, Минтруда.

Где создается и хранится

Машиночитаемая доверенность оформляется организацией или ИП на конкретное физическое лицо, имеющее личную УКЭП. Это может быть как штатный сотрудник, например, бухгалтер или менеджер компании, так и физическое лицо или предприниматель, сотрудничающий по договору. При необходимости отправить документы в цифровом виде, представитель подписывает пакет своей подписью и прикладывает МЧД.

Для создания цифрового файла используются сервисы портала Госуслуг, ФНС, СФР, различные программы электронного документооборота (ЭДО). Документ создает руководитель организации, либо администратор, назначенный им для работы в соответствующей программе. В необходимых случаях это делает нотариус по работе с МЧД по просьбе заинтересованного юридического лица или ИП.

Представитель по МЧД может не прикладывать ее к пакету документов, а указать при отправке ее реквизиты (35-значный регистрационный номер), при условии, что документ размещен в цифровом хранилище. В этом качестве чаще всего выступает блокчейн-хранилище ФНС (единый распределенный реестр) — именно в нем хранятся нотариально заверенные МЧД. В реестре заинтересованное лицо может проверить информацию о полномочиях подписанта. Допустимо хранить МЧД в ЕСИА Госуслуг, у оператора ЭДО и в аккредитованном УЦ. 

Какие реквизиты содержит

Машиночитаемая доверенность содержит все обычные реквизиты, требующиеся для бумажного документа, и дополнительно особую кодировку. В частности, в ней указывается: 

• название документа и его номер;

• информация о руководителе и юридическом лице;

• сведения о представителе, включая данные паспорта;

• перечень полномочий, предоставленных доверенному лицу;

• возможность передоверия (запрет на него);

• срок действия (по умолчанию один год);

• указание на систему, где хранится МЧД и сведения об отмене.

Чем отличается нотариальная МЧД от обычной

При создании цифрового файла доверенности руководителем организации или предпринимателем, он подписывает его своей собственной квалифицированной ЭЦП. Этого достаточно в случаях, когда закон не устанавливает обязательной нотариальной формы для этого документа. В случае оформления МЧД нотариусом, доверенность содержит простую электронную подпись выдающего лица и подписывается личной УКЭП нотариуса.

Когда необходима нотариальная МЧД

Доверенность должна быть удостоверена нотариально во всех случаях, когда она выдается представителю для участия в сделке, требующей нотариальной формы. В ином случае подписанный доверенным лицом договор может быть признан ничтожным. Примеры таких сделок: 

• купля-продажа долей в праве собственности на недвижимость;

• договоры купли-продажи, дарения, залога долей ООО;

• доверительное управление недвижимым имуществом;

• договоры эскроу, долевого участия в строительстве.

Кроме того, нотариальное удостоверение МЧД обязательно при подаче:

• документов в Росреестр для регистрации перехода прав на коммерческую и жилую недвижимость;

• в налоговый орган для регистрации юридического лица, при внесении изменений в ЕГРЮЛ;

• при выдаче безотзывной доверенности и в порядке передоверия.

Создание МЧД в порядке передоверия возможно только в случае, когда исходная доверенность была выдана в таком же формате. Нельзя изготовить цифровой документ на основе бумажного экземпляра, даже если он был нотариально удостоверен. 

Как заверить МЧД у нотариуса

4 этапа оформления МЧД у нотариуса 

1. Проверка документов. Вы предоставляете паспорт, СНИЛС, документы организации, сведения о руководителе, данные представителя и перечень полномочий. Нотариус проверяет комплект и возможность оформления МЧД по вашему сценарию.
2. Подготовка доверенности. Нотариус формирует электронный документ в системе нотариата на основании представленных сведений и согласованного перечня полномочий.
3. Подписание доверителем. Доверитель подписывает МЧД в электронной форме с использованием специального планшета. Присутствие доверенного лица при этом не требуется.
4. Регистрация и выдача. Нотариус регистрирует доверенность в ЕИС и направляет её в блокчейн-хранилище ФНС. После этого документ можно получить в электронном виде и, при необходимости, на e-mail. 

Какие документы нужны для оформления

Для руководителя юридического лица:

• Паспорт.
• СНИЛС.
• Учредительные документы организации.
• Приказ или иной документ о назначении руководителя.
• Перечень полномочий, которые нужно передать представителю.
• Дополнительно, если руководитель избран после 1 сентября 2024 года: Нотариальное свидетельство об удостоверении факта принятия решения органом юридического лица.

По представителю:

Достаточно предоставить сведения о представителе, например копию паспорта, СНИЛС, ИНН. Личное присутствие представителя не требуется.

Для передоверия:

Исходная МЧД, если новая доверенность оформляется в порядке передоверия. Создать цифровой документ на основе бумажной доверенности нельзя.

Что получает доверитель

После удостоверения нотариус формирует машиночитаемую доверенность в электронном виде, подписывает XML-файл своей УКЭП и направляет документ в хранилище ФНС. Для удобного чтения доверитель также может получить текстовую PDF-версию документа, а сам файл может быть отправлен на электронную почту.

• Нотариально удостоверенная МЧД в электронном виде.
• Регистрация в ЕИС нотариата и направление в хранилище ФНС.
• PDF-версия для чтения человеком.
• Возможность использовать реквизиты МЧД без прикладывания файла, если документ размещён в цифровом хранилище.

Что важно учесть до визита

• Нельзя оформить МЧД с несколькими доверителями.
• Не поддерживаются совместные полномочия доверенных лиц.
• Нельзя оформить МЧД на основании бумажной доверенности в порядке передоверия.
• Не поддерживается безотзывность доверенности.
• Есть ограничения при указании филиалов и при использовании машиночитаемых полномочий с ограничениями.
• Иностранные физические и юридические лица в качестве доверителей не поддерживаются в указанном формате.

Отмена нотариальной МЧД

Доверенность отменяется, когда полномочия передаются другому работнику, если доверенное лицо уволилось из компании и в других необходимых случаях. Заявление на отзыв МЧД направляется в информационную систему, где хранится цифровой документ. В каждой из них для этого предусмотрена типовая форма.

Удостоверенная нотариусом МЧД попадает в нотариальный реестр и для ее отмены необходимо обратиться в нотариальную контору (любую). В этом случае нотариус направляет отзыв в блокчейн-хранилище и нотариальный реестр доверенностей. Спустя один рабочий день соответствующая информация отражается на сайте, и документ становится недействительным.