Нотариальная машиночитаемая доверенность
Содержание:
- Где и когда используется
- Где создается и хранится
- Какие реквизиты содержит
- Чем отличается нотариальная МЧД от обычной
- Как заверить МЧД у нотариуса
- Отмена нотариальной МЧД
Машиночитаемая доверенность, или МЧД — это аналог обычной доверенности на представителя, создающийся и хранящийся в цифровом виде. Электронный документ создается в форме, установленной Приказами Минцифры №857, 858 от 18.08.2021 года. В случаях, предусмотренных законом, необходима нотариальная доверенность МЧД, так как требования об удостоверении документа нотариусом не зависят от формы, в которой он существует.
Где и когда используется
С бумажными носителями информации могут сегодня работать только компании и ИП, которые не сдают отчетность в электронном виде и не работают с ЭДО. Все остальные юридические лица и ИП обязаны использовать машиночитаемую доверенность: крупные налогоплательщики, плательщики НДС, компании со штатной численностью свыше 100 человек. Она используется в следующих ситуациях.
-
При сдаче отчетности в цифровом формате в налоговые органы, Социальный Фонд, ФТС;
-
При оформлении документов в ФГИС «Меркурий», «Честный знак»;
-
МЧД нужна для покупателей и поставщиков на порталах государственных закупок;
-
При подписании договоров, актов, накладных с контрагентами через системы ЭДО;
-
При взаимодействии с Росаккредитацией, Росреестром, Минтруда.
Где создается и хранится
Машиночитаемая доверенность оформляется организацией или ИП на конкретное физическое лицо, имеющее личную УКЭП. Это может быть как штатный сотрудник, например, бухгалтер или менеджер компании, так и физическое лицо или предприниматель, сотрудничающий по договору. При необходимости отправить документы в цифровом виде, представитель подписывает пакет своей подписью и прикладывает МЧД.
Для создания цифрового файла используются сервисы портала Госуслуг, ФНС, СФР, различные программы электронного документооборота (ЭДО). Документ создает руководитель организации, либо администратор, назначенный им для работы в соответствующей программе. В необходимых случаях это делает нотариус по работе с МЧД по просьбе заинтересованного юридического лица или ИП.
Представитель по МЧД может не прикладывать ее к пакету документов, а указать при отправке ее реквизиты (35-значный регистрационный номер), при условии, что документ размещен в цифровом хранилище. В этом качестве чаще всего выступает блокчейн-хранилище ФНС (единый распределенный реестр) — именно в нем хранятся нотариально заверенные МЧД. В реестре заинтересованное лицо может проверить информацию о полномочиях подписанта. Допустимо хранить МЧД в ЕСИА Госуслуг, у оператора ЭДО и в аккредитованном УЦ.
Какие реквизиты содержит
Машиночитаемая доверенность содержит все обычные реквизиты, требующиеся для бумажного документа, и дополнительно особую кодировку. В частности, в ней указывается:
-
название документа и его номер;
-
информация о руководителе и юридическом лице;
-
сведения о представителе, включая данные паспорта;
-
перечень полномочий, предоставленных доверенному лицу;
-
возможность передоверия (запрет на него);
-
срок действия (по умолчанию один год);
-
указание на систему, где хранится МЧД и сведения об отмене.
Полномочия представителя указываются в МЧД текстом или с помощью кодов, утвержденных Приказом Минкомсвязи № 856. Отдельные ведомства, например, ФНС, ЕГАИС, Росреестр принимают документы только с машиночитаемыми кодами. Поскольку система кодов (классификатор) пока не предусматривает все возможные хозяйственной деятельности, оставлена возможность внести полномочия в МЧД обычным текстом.
Чем отличается нотариальная МЧД от обычной
При создании цифрового файла доверенности руководителем организации или предпринимателем, он подписывает его своей собственной квалифицированной ЭЦП. Этого достаточно в случаях, когда закон не устанавливает обязательной нотариальной формы для этого документа. В случае оформления МЧД нотариусом, доверенность содержит простую электронную подпись выдающего лица и подписывается личной УКЭП нотариуса.
Когда необходима нотариальная МЧД
Доверенность должна быть удостоверена нотариально во всех случаях, когда она выдается представителю для участия в сделке, требующей нотариальной формы. В ином случае подписанный доверенным лицом договор может быть признан ничтожным. Примеры таких сделок:
-
купля-продажа долей в праве собственности на недвижимость;
-
договоры купли-продажи, дарения, залога долей ООО;
-
доверительное управление недвижимым имуществом;
-
договоры эскроу, долевого участия в строительстве.
Кроме того, нотариальное удостоверение МЧД обязательно при подаче:
-
документов в Росреестр для регистрации перехода прав на коммерческую и жилую недвижимость;
-
в налоговый орган для регистрации юридического лица, при внесении изменений в ЕГРЮЛ;
-
при выдаче безотзывной доверенности и в порядке передоверия.
Документ о предоставлении полномочий, предусматривающий возможность их делегирования другим лицам, часто оформляется в крупных организациях с разветвленной структурой, множеством филиалов. Все МЧД в порядке передоверия, удостоверяются нотариусом. Это не требуется лишь при выдаче доверенности руководителям филиалов и удаленных подразделений.
Создание МЧД в порядке передоверия возможно только в случае, когда исходная доверенность была выдана в таком же формате. Нельзя изготовить цифровой документ на основе бумажного экземпляра, даже если он был нотариально удостоверен.
Как заверить МЧД у нотариуса
Единая информационная система нотариата (ЕИС) поддерживает формирование машиночитаемых доверенностей универсального формата и передачу на хранение в блокчейн-хранилище ФНС. Если заинтересованному лицу требуется нотариально заверенная МЧД, он обращается в нотариальную контору с документами, необходимыми для ее создания:
-
паспорт доверителя, СНИЛС;
-
учредительные документы юрлица;
-
приказ о назначении руководителя;
-
список предоставляемых полномочий.
Если руководитель был избран после 1 сентября 2024 года, нужно представить нотариальное свидетельство об удостоверении факта принятия решения органом юридического лица. Присутствие доверенного лица не требуется, нужно в любом виде представить информацию о нем, например копию паспорта, СНИЛС, ИНН.
Цифровой файл формирует сам нотариус, используя представленные сведения. Доверитель подписывает полученный документ с помощью простой электронной подписи на планшете. Для того, чтобы он мог прочитать документ в обычном текстовом виде, нотариус переводит его в формат PDF. Затем файл в формате XML нотариус подписывает своей усиленной КЭП и отправляет в хранилище ФНС.
Комментирует нотариус:
При оформлении МЧД в порядке передоверия нотариус имеет возможность уменьшить список полномочий по сравнению с «материнской» доверенностью. Также реализована возможность выдавать такой документ в случае, когда «основной» МЧД был выдан без нотариального удостоверения.
Отмена нотариальной МЧД
Доверенность отменяется, когда полномочия передаются другому работнику, если доверенное лицо уволилось из компании и в других необходимых случаях. Заявление на отзыв МЧД направляется в информационную систему, где хранится цифровой документ. В каждой из них для этого предусмотрена типовая форма.
Удостоверенная нотариусом МЧД попадает в нотариальный реестр и для ее отмены необходимо обратиться в нотариальную контору (любую). В этом случае нотариус направляет отзыв в блокчейн-хранилище и нотариальный реестр доверенностей. Спустя один рабочий день соответствующая информация отражается на сайте, и документ становится недействительным.
В нашей нотариальной конторе можно оперативно оформить МЧД через нотариуса в любой день недели, включая субботу и воскресенье. Если у доверителя на руках полный пакет необходимых документов, совершение действия занимает не более 30 минут. Документ сразу направляется в единое хранилище ФНС. При желании заявителя файл может быть направлен на указанный адрес электронной почты.
С каждый днем расширяется список государственных органов и учреждений, поддерживающих машиночитаемые доверенности собственного или универсального формата, рекомендованного Минцифры и ФНС. С сентября 2024 года стало возможно через системы «Мой арбитр» или ГАС «Правосудие» представлять МЧД в суд в случаях, когда требуется подписание обращения и документов усиленной КЭП физического лица. В том числе это допускается для арбитражного суда.