Нотариальная машиночитаемая доверенность

Содержание:

• Где и когда используется машиночитаемая доверенность
• Чем отличается нотариальная МЧД от обычной
• Когда необходима именно нотариальная МЧД
• Как заверить МЧД у нотариуса
• Что важно учесть до визита
• Преимущества выезда нотариуса в офис
• Порядок оформления машиночитаемой доверенности на выезде
• Отмена нотариальной МЧД
• Как оформить выезд нотариуса и режим работы

Машиночитаемая доверенность, или МЧД — это аналог обычной доверенности на представителя, создающийся и хранящийся в цифровом виде. Электронный документ создается в форме, установленной Приказами Минцифры №857, 858 от 18.08.2021 года. В случаях, предусмотренных законом, необходима нотариальная доверенность МЧД, так как требования об удостоверении документа нотариусом не зависят от формы, в которой он существует. 

Юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны использовать МЧД при сдаче отчетности в цифровом формате (в ФНС, Социальный фонд), а также при подписании договоров, актов, накладных и прочих документов с контрагентами через системы электронного документооборота (ЭДО). При этом представитель подписывает документы своей личной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) физического лица, а приложенная МЧД подтверждает его полномочия действовать от имени компании.

Где и когда используется МЧД

С бумажными носителями информации могут сегодня работать только компании и ИП, которые не сдают отчетность в электронном виде и не работают с ЭДО. Все остальные юридические лица и ИП обязаны использовать машиночитаемую доверенность: крупные налогоплательщики, плательщики НДС, компании со штатной численностью свыше 100 человек. Она используется в следующих ситуациях. 

• При сдаче отчетности в цифровом формате в налоговые органы, Социальный Фонд, ФТС;

• При оформлении документов в ФГИС «Меркурий»,  «Честный знак»;

•  МЧД нужна для покупателей и поставщиков на порталах государственных закупок;

• При подписании договоров, актов, накладных с контрагентами через системы ЭДО;

• При взаимодействии с Росаккредитацией, Росреестром, Минтруда.

Где создается и хранится

Машиночитаемая доверенность оформляется организацией или ИП на конкретное физическое лицо, имеющее личную УКЭП. Это может быть как штатный сотрудник, например, бухгалтер или менеджер компании, так и физическое лицо или предприниматель, сотрудничающий по договору. При необходимости отправить документы в цифровом виде, представитель подписывает пакет своей подписью и прикладывает МЧД.

Для создания цифрового файла используются сервисы портала Госуслуг, ФНС, СФР, различные программы электронного документооборота (ЭДО). Документ создает руководитель организации, либо администратор, назначенный им для работы в соответствующей программе. В необходимых случаях это делает нотариус по работе с МЧД по просьбе заинтересованного юридического лица или ИП.

Представитель по МЧД может не прикладывать ее к пакету документов, а указать при отправке ее реквизиты (35-значный регистрационный номер), при условии, что документ размещен в цифровом хранилище. В этом качестве чаще всего выступает блокчейн-хранилище ФНС (единый распределенный реестр) — именно в нем хранятся нотариально заверенные МЧД. В реестре заинтересованное лицо может проверить информацию о полномочиях подписанта. Допустимо хранить МЧД в ЕСИА Госуслуг, у оператора ЭДО и в аккредитованном УЦ. 

Какие реквизиты содержит

Машиночитаемая доверенность содержит все обычные реквизиты, требующиеся для бумажного документа, и дополнительно особую кодировку. В частности, в ней указывается: 

• название документа и его номер;

• информация о руководителе и юридическом лице;

• сведения о представителе, включая данные паспорта;

• перечень полномочий, предоставленных доверенному лицу;

• возможность передоверия (запрет на него);

• срок действия (по умолчанию один год);

• указание на систему, где хранится МЧД и сведения об отмене.

Чем отличается нотариальная МЧД от обычной

При создании цифрового файла доверенности руководителем организации или предпринимателем, он подписывает его своей собственной квалифицированной ЭЦП. Этого достаточно в случаях, когда закон не устанавливает обязательной нотариальной формы для этого документа. В случае оформления МЧД нотариусом, доверенность содержит простую электронную подпись выдающего лица и подписывается личной УКЭП нотариуса.

Когда необходима именно нотариальная МЧД

Доверенность должна быть удостоверена нотариально во всех случаях, когда она выдается представителю для участия в сделке, требующей нотариальной формы. В ином случае подписанный доверенным лицом договор может быть признан ничтожным. Примеры таких сделок: 

• купля-продажа долей в праве собственности на недвижимость;

• договоры купли-продажи, дарения, залога долей ООО;

• доверительное управление недвижимым имуществом;

• договоры эскроу, долевого участия в строительстве.

Кроме того, нотариальное удостоверение МЧД обязательно при подаче:

• документов в Росреестр для регистрации перехода прав на коммерческую и жилую недвижимость;

• в налоговый орган для регистрации юридического лица, при внесении изменений в ЕГРЮЛ;

• при выдаче безотзывной доверенности и в порядке передоверия.

Создание МЧД в порядке передоверия возможно только в случае, когда исходная доверенность была выдана в таком же формате. Нельзя изготовить цифровой документ на основе бумажного экземпляра, даже если он был нотариально удостоверен. 

Особый порядок: нотариальная МЧД для Росреестра

При оформлении сделок с недвижимостью или подаче документов на государственную регистрацию прав через электронные сервисы Росреестра действующее законодательство предъявляет строгие требования к полномочиям представителя.

Если документы в Росреестр от имени юридического лица подает не лично генеральный директор, а уполномоченный сотрудник (риелтор, юрист, специалист по недвижимости), использование простой (не нотариальной) машиночитаемой доверенности приведет к приостановке или отказу в регистрации.

Для совершения регистрационных действий в Росреестре требуется исключительно нотариально удостоверенная МЧД. Нотариус при удостоверении проверяет правоспособность юридического лица, полномочия руководителя и формирует XML-файл со специальным классификатором полномочий, принимаемым государственными органами без риска отклонения.

Критическая ситуация: Отзыв или блокировка ЭЦП генерального директора

На практике компании часто сталкиваются с форс-мажором: УКЭП (ЭЦП) генерального директора оказалась отозвана, заблокирована ФНС или у нее истек срок действия.

Почему это парализует бизнес:

1. Без действующей ЭЦП руководителя компания не может выпустить простую (внутреннюю) МЧД через сервисы ФНС или ЭДО, так как ее некому подписать электронной подписью директора.
2. Остановка выпуска машиночитаемой доверенности означает полную заморозку подписи счетов, договоров, отгрузочных документов и сдачи налоговой отчетности.
3. Процесс перевыпуска ЭЦП директора в ФНС может затянуться из-за смены паспорта, технического сбоя или юридических проверок.

Как решает проблему нотариальная МЧД:

Если ЭЦП руководителя отозвана или недоступна, генеральный директор может обратиться к нотариусу (или вызвать нотариуса в офис). Нотариус устанавливает личность директора по паспорту, проверяет полномочия по учредительным документам и выписке из ЕГРЮЛ и удостоверяет МЧД своей личной нотариальной ЭЦП.

После этого представитель компании может свободно продолжать работу, подписывая электронные документы своей личной УКЭП физического лица на основании действующей нотариальной МЧД, зарегистрированной в реестре.

Как заверить МЧД у нотариуса

4 этапа оформления машиночитаемой доверенности у нотариуса 

1. Проверка документов. Вы предоставляете паспорт, СНИЛС, документы организации, сведения о руководителе, данные представителя и перечень полномочий. Нотариус проверяет комплект и возможность оформления МЧД по вашему сценарию.
2. Подготовка доверенности. Нотариус формирует электронный документ в системе нотариата на основании представленных сведений и согласованного перечня полномочий.
3. Подписание доверителем. Доверитель подписывает МЧД в электронной форме с использованием специального планшета. Присутствие доверенного лица при этом не требуется.
4. Регистрация и выдача. Нотариус регистрирует доверенность в ЕИС и направляет её в блокчейн-хранилище ФНС. После этого документ можно получить в электронном виде и, при необходимости, на e-mail. 

Какие документы нужны для оформления

Для руководителя юридического лица:

• Паспорт.
• СНИЛС.
• Учредительные документы организации.
• Приказ или иной документ о назначении руководителя.
• Перечень полномочий, которые нужно передать представителю.
• Дополнительно, если руководитель избран после 1 сентября 2024 года: Нотариальное свидетельство об удостоверении факта принятия решения органом юридического лица.

По представителю:

Достаточно предоставить сведения о представителе, например копию паспорта, СНИЛС, ИНН. Личное присутствие представителя не требуется.

Для передоверия:

Исходная МЧД, если новая доверенность оформляется в порядке передоверия. Создать цифровой документ на основе бумажной доверенности нельзя.

Что получает доверитель

После удостоверения нотариус формирует машиночитаемую доверенность в электронном виде, подписывает XML-файл своей УКЭП и направляет документ в хранилище ФНС. Для удобного чтения доверитель также может получить текстовую PDF-версию документа, а сам файл может быть отправлен на электронную почту.

• Нотариально удостоверенная МЧД в электронном виде.
• Регистрация в ЕИС нотариата и направление в хранилище ФНС.
• PDF-версия для чтения человеком.
• Возможность использовать реквизиты МЧД без прикладывания файла, если документ размещён в цифровом хранилище.

Что важно учесть до визита

• Нельзя оформить МЧД с несколькими доверителями.
• Не поддерживаются совместные полномочия доверенных лиц.
• Нельзя оформить МЧД на основании бумажной доверенности в порядке передоверия.
• Не поддерживается безотзывность доверенности.
• Есть ограничения при указании филиалов и при использовании машиночитаемых полномочий с ограничениями.
• Иностранные физические и юридические лица в качестве доверителей не поддерживаются в указанном формате.

Преимущества выезда нотариуса в офис

В интенсивном ритме бизнеса руководителю не всегда удобно отвлекаться на поездку в нотариальную контору. Услуга выездного нотариуса в Москве позволяет решить задачу оформления МЧД прямо на рабочем месте.

• Экономия рабочего времени. Директору достаточно уделить процедуре 15 –20 минут непосредственно в офисе.
• Комплексное нотариальное обслуживание. В рамках одного выезда нотариуса в офис можно не только оформить МЧД, но и совершить другие необходимые нотариальные действия: удостоверить решение или протокол собрания участников (учредителей), засвидетельствовать подлинность подписи на заявлениях.
• Безопасность и конфиденциальность. Все документы остаются в стенах вашей компании, а процедура проходит в привычной обстановке переговорной.

Порядок оформления машиночитаемой доверенности на выезде

Процедура выездного удостоверения МЧД состоит из 4 четких шагов:

1. Предварительная проверка: Вы предоставляете документы организации, данные руководителя, представителя и перечень полномочий.
2. Подготовка проекта: Нотариус заранее формирует электронный XML-файл МЧД в соответствии с требованиями действующего законодательства.
3. Удостоверение на месте: Нотариус прибывает в офис, проверяет оригиналы документов, устанавливает личность и дееспособность руководителя, после чего директор подписывает документ.
4. Регистрация в ЕИС: Документ подписывается УКЭП нотариуса, вносится в нотариальный реестр и направляется в блокчейн-хранилище ФНС. Готовый файл МЧД направляются вам на электронную почту.

Документы, необходимые для визита нотариуса

Для оформления МЧД юридического лица или ИП на выезде необходимо подготовить оригиналы:

• От руководителя / ИП: Паспорт гражданина РФ, СНИЛС и ИНН.
• От юридического лица: Устав (в действующей редакции), свидетельства ОГРН и ИНН (или лист записи ЕГРЮЛ), решение или протокол о назначении генерального директора.
• Сведения о представителе: Копия паспорта, СНИЛС и ИНН сотрудника (личное присутствие представителя при оформлении МЧД не требуется).

Отмена нотариальной МЧД

Доверенность отменяется, когда полномочия передаются другому работнику, если доверенное лицо уволилось из компании и в других необходимых случаях. Заявление на отзыв МЧД направляется в информационную систему, где хранится цифровой документ. В каждой из них для этого предусмотрена типовая форма.

Удостоверенная нотариусом МЧД попадает в нотариальный реестр и для ее отмены необходимо обратиться в нотариальную контору (любую). В этом случае нотариус направляет отзыв в блокчейн-хранилище и нотариальный реестр доверенностей. Спустя один рабочий день соответствующая информация отражается на сайте, и документ становится недействительным.

Как оформить выезд нотариуса и режим работы

Чтобы проконсультироваться, согласовать комплект документов и оформить заявку на выезд нотариуса в офис, свяжитесь с нами по телефону или через форму заявки на сайте. Порядок и условия проведения нотариального действия на выезде рассчитываются индивидуально для каждого клиента с учетом характера и объема планируемых процедур.В ходе предварительной беседы нотариус подробно разъяснит все технические нюансы подготовки документов, что позволит провести процедуру в вашем офисе в кратчайшие сроки.

График работы нотариальной конторы:

• В будние дни: с 10:00 до 21:00
• В выходные дни: с 10:00 до 20:00

Выезд нотариуса осуществляется во все районы Москвы в удобное для вас время по предварительному согласованию.