Удостоверение равнозначности документа через нотариуса
Обмен электронными документами получил широкое распространение на практике, как между гражданами, так и юридическими лицами. Однако в отдельных случаях, цифровой документ должен иметь юридическую силу, например, его нужно представить в суд, государственные органы или на сделку. Юридическую силу такому документу придает усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), которая имеется далеко не у всех граждан и не во всех организациях. Помочь в этом случае может нотариус.
Законом о нотариате установлена возможность удостоверения равнозначности документа на бумажном носителе электронному, и, равно, наоборот, а также удостоверение тождественности цифровых документов, выполненных в разном формате. Нотариальные действия по удостоверению равнозначности совершаются в трех формах.
Удостоверение равнозначности электронного документа бумажному
В этом случае заявитель обращается в нотариальную контору с документом, распечатанном на бумаге. Нотариус переводит его в электронный формат путем сканирования (создания образа) и подписывает своей УКЭП. Заявителю передается два файла: один в формате PDF, другой с расширением SIG (это файл электронной подписи). Они пересылаются (обязательно оба!) по месту требования.
Пример. Житель Москвы выписал доверенность на продажу квартиры родственнику в Краснодаре. Ее нужно срочно отправить для совершения сделки. Нотариус переводит ее в цифровую форму, удостоверяет тождественность электронного документа доверенности на бумажном носителе, передает заявителю на указанный электронный адрес или переносит на флэшку. Доверитель может отправить файлы в Краснодар самостоятельно.
Удостоверение равнозначности бумажного документа электронному
Это нотариальное действие по смыслу является обратным по отношению к описанному выше примеру. Если при совершении сделки в Краснодаре у доверенного лица откажутся принять электронный документ, он может обратиться в нотариальную контору и в течение нескольких минут получить бумажный экземпляр нотариально удостоверенной доверенности.
В этом случае заявитель представляет файл с УКЭП, нотариус проверяет ее подлинность, распечатывает документ и удостоверяет свой личной подписью и печатью. Другими словами, производится удостоверение равнозначности бумажного документа его электронному аналогу.
Когда требуется удостоверение равнозначности документа
Нотариальные действия, «узаконивающие» документ на бумажном или электронном носителе, требуются достаточно часто. Например, таким образом, передаются:
- доверенности (на куплю-продажу, совершение иной сделки, передачу документов на регистрацию в Росреестр);
- согласия на выезд ребенка за границу с одним из родителей;
- различные договоры, соглашения;
- выписки из ЕГРН, справки и прочие официальные документы.
Возможность удостоверения равнозначности документа нотариусом избавляет от необходимости выезда в другой город, заказа курьерских услуг, которые дороги и не слишком надежны. Кроме того, нотариальное действие производится в считанные минуты, а скорость передачи документа иногда имеет первостепенное значение.
Третий вариант использования услуг нотариуса по удостоверению равнозначности электронного документа — перевод его из одно формата в другой. Например, заявитель представляет его в текстовом виде с электронной подписью, а передать документ нужно строго в формате образа (скана).
Наша нотариальная контора расположена в центре Москвы, работает в будние дни до 21.00, а в выходные до 20.00 вечера. К нам в любое время можно обратиться за удостоверением тождественности электронной и бумажной версий документа, либо записаться на прием по телефону.
Ограничения: по закону нотариус не вправе удостоверять тождественность документов, удостоверяющих личность (паспорта), а также договоров (сделок), совершенных в простой письменной форме.